Gestión de la impresión

¿Qué es un software de gestión de impresión?

Desde la nube hasta el 5G y más allá, la transformación digital está ayudando a todos a aumentar la eficiencia y reducir los costes. 

Pero la tecnología esencial, como las impresoras y las fotocopiadoras, no se ha quedado atrás. La transformación digital se extiende ahora incluso a estos favoritos de la oficina. La automatización digital, combinada con el software de gestión de la impresión, puede ayudarte a aumentar la eficiencia, mejorar la seguridad, reducir la huella medioambiental e incluso reducir los costes. 

 

Office workers working at desks

Un ojo en la eficiencia

Supervisar de cerca el uso de las impresoras puede parecer la mejor manera de garantizar la eficiencia, pero puede suponer una gran pérdida de tiempo. La tarea de comprobar físicamente cada máquina para supervisar los niveles de tóner y los suministros de papel, así como para encontrar y diagnosticar errores, puede consumir una gran cantidad de tiempo de su empresa.  

Un sistema de gestión de la impresión elimina la necesidad de realizar comprobaciones manuales de los niveles de papel y tóner. En su lugar, con la gestión de la impresión, toda esta información se coloca en una ubicación central para que pueda comprobarla de un vistazo. Es automático, sencillo y ahorra tiempo y dinero. 

No importa cuántas impresoras tenga -desde una flota de impresoras todo en uno hasta unos pocos dispositivos de una sola función-, puede verlas todas desde un único panel de control. 

Three colleagues reviewing on-screen content at PC

Respetar las normas

La impresión basada en reglas significa que puede limitar o restringir el acceso, asegurándose de que sólo las personas que necesitan imprimir, copiar o escanear tienen la opción de hacerlo. El resultado es que se reducen los costes y se minimiza la producción innecesaria de color. 

Además, para garantizar la seguridad total, un sistema de gestión de la impresión puede configurarse para exigir a los usuarios que se identifiquen antes de recuperar sus documentos, una excelente medida de reducción de riesgos en cualquier oficina en la que se imprima información confidencial. Además, estas funciones de seguridad y gestión de la impresión pueden ayudar a cumplir la normativa.  

Product-Software-Job Accounting II-Login

Claridad total para la gestión de documentos e impresión

La gestión de documentos no es sólo una cuestión de minimizar los residuos y mantener sus políticas medioambientales: va de la mano de la seguridad de la oficina. Por ejemplo, sin un software de gestión de documentos e impresión, es posible que nunca sepa si un documento sensible ha sido impreso, copiado o escaneado por alguien sin autoridad para hacerlo.   

Un sólido sistema de gestión de la impresión ofrece visibilidad de todos los dispositivos, para que sepa cuándo y por qué se utilizan sus impresoras todo en uno y quién las ha utilizado exactamente.

Product-Software-Job Accounting II- Environment

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