Gestión de documentos
Tome el control de sus documentos
Nada obstaculiza más la productividad que el hecho de que los empleados no puedan encontrar los documentos que buscan. Desgraciadamente, en el mundo digital actual, esto es algo habitual. Los documentos suelen crearse y almacenarse en numerosos entornos: en papel, en portátiles, en memorias USB, en el correo electrónico, en la nube... y la lista continúa.
Sin un sistema de gestión documental que controle todo esto -y el volumen de papel crece y cambia día a día- es fácil que las organizaciones pierdan el rastro: la seguridad de los datos está en peligro, los empleados se sienten frustrados y hay una sensación general de desorganización.
Por suerte, el software de gestión documental está aquí para salvar el día.
¿Cómo funciona?
Los sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas devuelven el poder a sus manos, ayudándole a obtener el control de sus documentos y reduciendo su dependencia del papel.
La gestión de documentos agiliza sus flujos de trabajo, tanto si se trata de un archivo informático como de un documento que ha cargado desde su impresora todo en uno. Puede capturar, almacenar, gestionar, compartir, imprimir y recuperar todos sus documentos empresariales de forma segura.
Mucho más...
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos van más allá de la simple localización y almacenamiento de documentos. Como su nombre indica, le ofrecen una capacidad de gestión de documentos sin precedentes:
- Transparencia y control: Usted decide qué empleados tienen acceso a qué documentos, en función de la sensibilidad de los mismos y del nivel de autorización de sus empleados.
- Productividad: Los usuarios autorizados pueden acceder a todo lo que necesiten y en cualquier momento, sea cual sea el dispositivo desde el que trabajen.
- Control de versiones: Un sistema de gestión de documentos garantiza que los empleados trabajen a partir de la última versión de un documento, con la posibilidad de revertir los cambios y volver a una versión anterior si es necesario.
- Colaboración: Mediante la captura de documentos, varios miembros del equipo pueden compartir y acceder al mismo documento y trabajar juntos en tiempo real desde diferentes dispositivos. Esto es fundamental para facilitar la colaboración en el mundo del trabajo a distancia, donde los miembros del equipo no siempre están en el mismo edificio de oficinas.
¿Cuáles son los beneficios?
El software de gestión de documentos tiene una gran cantidad de beneficios para las empresas de todos los tamaños, incluyendo:
Mejora de la seguridad y el cumplimiento de los documentos
Al saber dónde se encuentran sus documentos -y los datos que contienen-, se reduce la probabilidad de pérdida accidental de datos. La gestión de documentos también le permite controlar quién accede a sus documentos.
Mejora de la productividad
La unificación de los documentos facilita que los empleados encuentren lo que necesitan, colaboren entre sí y realicen su trabajo.
Reducción de costes
El software reduce la necesidad de imprimir mediante la captura de documentos electrónicos en línea. Esto puede ayudar a reducir los costes, así como a mejorar la eficiencia.
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