Captura de documentos

Digitalizar documentos con facilidad

La digitalización de documentos -el proceso de escanear o capturar un documento en papel para guardarlo en un almacenamiento digital- es un objetivo para toda organización. Puede tratarse de convertir documentos antiguos en digitales o de capturar papeles recién recibidos y añadirlos a un flujo de trabajo. Ambos necesitan una impresora de oficina todo en uno y un software de captura de documentos para que los flujos de trabajo de los documentos funcionen sin problemas.  

Mientras que las impresoras o fotocopiadoras "todo en uno" con escáneres específicos son necesarias para escanear documentos, el software de captura de documentos también es esencial. Garantiza que los documentos se almacenen, compartan y gestionen de forma segura y eficiente, y que se procesen a través de los flujos de trabajo.  

Three colleagues reviewing on-screen content

Pasar a lo digital

Tanto si se trata de escanear facturas como de automatizar los servicios de correo digital, pasar del papel a los bytes puede ser una tarea que requiera mucho tiempo. Los documentos deben ser escaneados, nombrados, archivados, indexados, compartidos y almacenados, y la lista continúa. Pero con el software de captura de documentos, puede automatizar todo el proceso, ahorrando tiempo y dinero. 

Al permitir una captura de documentos totalmente rastreable, de fácil búsqueda y eficientemente distribuida, puede disfrutar de flujos de trabajo de documentos que minimizan el tiempo perdido en tareas manuales y aumentan la productividad.  

Además, al crear una pista de auditoría completa de todos los documentos que se capturan a través de una impresora todo en uno, el software de captura de documentos significa que su organización creará una pista de auditoría que cumple con la normativa.  

Product-Photocopier -MX-6071-colour scanning

Indexación automática y análisis de contenidos

Por muy alta que sea la tecnología de su empresa, el error humano siempre es posible. El software de captura de documentos está aquí para garantizar que los errores no se conviertan en problemas importantes: si se pierde un documento, sabrá dónde encontrarlo.  

Al escanear las metaetiquetas y el contenido de los documentos, el software de captura de documentos indexa inteligentemente sus documentos para una rápida recuperación. Y con las opciones de enrutamiento, puede enviar sus documentos digitales precisamente a donde se necesitan. El escaneo de facturas y la captura de datos permiten enviar incluso los documentos confidenciales a los equipos que más los necesitan, y guardarlos de forma segura como PDF protegidos por contraseña. 

Product-Drivve Image Software on MFP panel

Diseñado para sus dispositivos

No sólo los departamentos seleccionados pueden beneficiarse de la digitalización de la gestión de documentos: toda la oficina puede incluirse en sus flujos de trabajo.  

Además, con una forma fiable de realizar y compartir escaneos de alta calidad, puedes reducir el uso de papel para conseguir una mayor eficiencia de costes y sostenibilidad medioambiental. 

Woman using tablet with colleagues at desks

Explore nuestra gama de software de captura de documentos

Descubra cómo puede maximizar la productividad y dar un cambio positivo a su empresa.