El 25 de mayo de 2019 se cumplió un año de la introducción del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea. Ha tenido un impacto en todos nuestros negocios, pero para aquellos que utilizan impresoras y equipos multifunción conectados a la red, ¿qué hemos aprendido en el último año?
La introducción del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en 2018 tuvo un impacto en todas las empresas, independientemente de su tamaño, obligándolas a evaluar y definir cómo recogen, procesan y manejan la información personal tanto de los clientes como de los empleados.
Cumple su imprenta con el GDPR? Cómo prepararse para la Directiva
El GDPR trae consigo multas más duras por incumplimiento y violaciones de datos personales. El incumplimiento supondrá una multa potencial de 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de una empresa, un buen incentivo para que las empresas se tomen en serio la protección de datos.
Según el Consejo Europeo de Protección de Datos, en el último año se han producido más de 144.000 denuncias, casi 90.000 datos y 446 investigaciones transfronterizas relacionadas con el RGPD. También se han impuesto multas por valor de 56 millones de euros en el primer año del RGPD.
Ahora que se cumple el aniversario del reglamento, es el momento no solo de reflexionar sobre los procesos que ha puesto en marcha, sino también de mirar al futuro y poner en marcha estrategias para mejorar la protección de datos en su empresa.
Comprobación y actualización de las políticas del GDPR
La lección más importante aprendida en el último año es que el RGPD no es simplemente un ejercicio de marcar casillas. El RGPD forma ahora parte del tejido mismo de la elaboración de políticas empresariales y, por lo tanto, requiere una atención continua para mantenerse al día. Esta atención no solo debe venir en forma de apoyo financiero por parte de la empresa, sino también de supervisión interna, revisión y mejora de los procesos. Esto se debe a que muchos de los controles de privacidad establecidos ya están empezando a parecer anticuados.
El GDPR otorga a sus clientes y empleados el derecho a acceder a toda la información que su empresa tenga sobre ellos. Esta información debe ser accesible en todo momento y, a medida que las tecnologías evolucionen, los métodos de almacenamiento y acceso a estos datos cambiarán.
Por lo tanto, su empresa necesita contar con procesos eficaces que evolucionen a medida que su negocio crece. Esto significa crear flujos de trabajo eficaces, normalmente a través de los sistemas que ya tiene instalados, como su impresora multifunción en red, y estar al tanto de los cambios.
Las empresas deben supervisar, probar y reevaluar sus procesos de flujo de trabajo con regularidad. Esto significa dedicar suficientes recursos a la gestión de la protección de datos. La tecnología avanza constantemente, y si su empresa no está al tanto de estos cambios y no adapta sus procesos del RGPD en consecuencia, se dará cuenta rápidamente de que pasa más tiempo apagando incendios que trabajando.
El GDPR y su empresa
Uno de los mayores problemas en torno al cumplimiento del GDPR es el propio proceso. A muchas empresas les resulta demasiado difícil establecer una política estricta y coherente.
Además, a medida que los consumidores y las empresas vean la necesidad de un mayor control y transparencia de sus datos, la protección en forma de RGPD y sistemas similares, seguirá creciendo. Por ejemplo, en Europa, países que no pertenecen a la UE, como Suiza, Noruega, Islandia y Liechtenstein, ya han adoptado normativas sobre datos que guardan notables similitudes con el RGPD. También conviene recordar que los países que tratan con los Estados miembros de la UE también deben cumplir la normativa.
Para conocer las últimas novedades en torno al RGPD, las empresas del Reino Unido y de toda Europa deberían mantenerse al día con el cambiante panorama a través del sitio web del Consejo Europeo de Protección de Datos.
Al asociarse con una empresa como Sharp y nuestra gama de soluciones de documentos de oficina, podemos ayudar a agilizar y perfeccionar esos procesos, permitiéndole seguir con la importante función de los negocios.
Mantener la seguridad de los datos
Cuando se trata de cumplir con el GDPR, la transparencia es vital. Hay que dejar claro qué datos personales se recogen y por qué. Siempre que se solicite información personal, debe haber una opción clara para que el usuario pueda optar por no participar o retirar su consentimiento.
Un elemento del RGPD que puede pasarse por alto fácilmente es el relativo a la seguridad de la información almacenada. Una violación de la seguridad puede dar lugar a que la información personal sea confiscada por fuentes externas. Es responsabilidad de la empresa que tiene esos datos asegurarse de que se mantienen seguros.
Al crear una red de información y datos segura desde el punto de entrada hasta el de uso, no solo protegerá a su empresa de los ataques, sino que, en caso de que ocurra lo peor y se produzca una violación de los datos, podrá demostrar que se han cumplido todos los requisitos normativos necesarios.
Cómo puede ayudar Sharp Solutions a cumplir con el GDPR
El GDPR cumple ahora un año y, aunque puede pensar que está manejando los datos de los clientes correctamente, ahora es el momento perfecto para volver a abordar las necesidades de su negocio.
Sharp ofrece una amplia gama de soluciones de seguridad que pueden ayudar. Desde funciones de seguridad integradas en el hardware de los equipos multifuncionales de Sharp, hasta soluciones de gestión de la impresión segura, pasando por un servicio basado en la nube para almacenar y compartir archivos electrónicos, y servicios informáticos gestionados que incluyen la protección del PC y la realización de copias de seguridad. Sea cual sea el tamaño de su empresa, podemos ayudarle a proteger su información, sin suponer una carga adicional para su equipo.
