Descubra el arte de mejorar la productividad en su oficina con estos consejos principales para acelerar la impresión y el intercambio de documentos en su oficina.
En Sharp, nos comprometemos a mejorar la vida en la oficina con productos que son fáciles y rápidos de usar, que se conectan entre sí y que ayudan a las personas a trabajar de forma más inteligente. Somos expertos en mejorar continuamente nuestros productos porque escuchamos lo que la gente necesita. A principios de este año entrevistamos a más de 6.000 oficinistas europeos acerca de la tecnología que utilizan en el trabajo y cómo a veces les decepciona.
Descubrimos que el trabajador medio pierde 19 días al año por culpa de una tecnología lenta o ineficaz. Los principales problemas que hacen perder el tiempo son: la lentitud de las impresoras, el almacenamiento incoherente de los archivos y la mala gestión de los documentos.
Por término medio, se dedican 12 minutos y 51 segundos al día a buscar documentos y otros 9 minutos y 22 segundos a buscar imágenes en el servidor. No tan malo es el tiempo que se pierde en la impresión: 6 minutos y 25 segundos se dedican a esperar que la impresora se caliente, mientras que otros 8 minutos y 46 segundos se dedican a esperar que los documentos se impriman.
Si se suma todo esto, se obtiene la asombrosa cifra de 13 horas al mes desperdiciadas por cada empleado europeo en la búsqueda de documentos y en la espera de las impresoras.
Teniendo esto en cuenta, hemos pedido a la experta en gestión del tiempo Clare Evans (autora del éxito de ventas Gestión del Tiempo para Dummies) que nos dé algunos consejos que todas las oficinas pueden poner en práctica. Para ver esos consejos, descargue nuestro libro blanco titulado "Cómo desbloquear los 19 días desperdiciados anualmente por todos en su oficina".
Acelerar los tiempos de impresión
En Sharp, estamos desarrollando funciones de ahorro de tiempo en nuestros dispositivos. Las últimas impresoras multifuncionales (MFP) Sharp MX ofrecen una serie de funciones para mejorar el flujo de trabajo, optimizar la productividad de los empleados y aumentar la rentabilidad de la empresa. Desde sensores de movimiento que calientan la impresora al acercarse a ella, hasta Office Direct Print, que permite imprimir cualquier documento directamente desde el USB.
Para una flexibilidad aún mayor, la aplicación Sharpdesk Mobile le permite imprimir de forma inalámbrica desde su teléfono o tableta en un equipo multifunción compatible, sin tener que conectarse a una red o esperar a que se inicie el portátil.
Mejore la gestión de documentos
Compartir archivos con los compañeros de trabajo es algo habitual en todo tipo de empresas, pero esto puede acarrear una serie de problemas, desde tener que pedirles que te envíen un archivo por correo electrónico hasta estar al tanto de las últimas modificaciones, lo que a menudo puede suponer una pérdida de tiempo.
El uso de un servicio de almacenamiento y compartición de archivos en la nube para guardar y almacenar archivos es clave para reducir la pérdida de tiempo en estas situaciones. Sharp Cloud Portal Office es nuestro sistema de gestión de documentos ligeros basado en la nube. Para almacenar los documentos, la gente puede guardar sus archivos digitales directamente en carpetas en la nube, o escanearlos desde una impresora multifuncional Sharp (MFP). Los documentos escaneados se indexan en el MFP y también se puede indexar cualquier documento almacenado a través de la función Desktop Sync, añadiendo etiquetas de búsqueda para que los archivos sean fáciles de encontrar.
