Durante la crisis de COVID-19, el número de llamadas por videoconferencia se ha disparado a medida que las empresas se pasan a esta contrapartida digital de las reuniones convencionales.
Mientras todos nos adaptamos a la "nueva normalidad" de las reuniones de oficina, las videoconferencias en todas sus formas han mejorado. Se pueden tomar decisiones, los equipos pueden hablar entre sí y se puede mantener el contacto con clientes, proveedores y socios.
Sin embargo, ha quedado claro que no hay reglas de conducta coherentes entre los participantes. Esto puede generar confusión, irritación y falta de entendimiento.
Siguiendo estas sencillas recomendaciones, podrá crear un marco para el éxito de las reuniones de negocios en línea:
1. Nombrar un moderador - Las videoconferencias son iguales que las reuniones normales. Si no hay un moderador, se corre el riesgo de que la reunión no se desarrolle de forma adecuada. Por ello, acuerde antes de la videoconferencia quién será el encargado de dirigir la sesión.
2. Defina un objetivo: todas las reuniones deben tener un propósito. Si sólo se trata de reunirse con sus compañeros de equipo para una breve charla en línea, entonces titule la reunión adecuadamente como "pausa para el café", pero desde luego no como "reunión de equipo", ya que esto significa algo completamente diferente.
3.Silenciar los micrófonos: todos estamos familiarizados con los extraños ruidos de fondo procedentes de otros participantes en las llamadas. Uno puede oír la radio, el otro los niños, una obra, un lavavajillas o escribir en el teclado. Por eso, para que la videoconferencia se desarrolle con la mayor fluidez posible, si no estás hablando, silencia tu micrófono para minimizar las interferencias y las distracciones.
4. No todos al mismo tiempo: en una reunión personal es mucho más fácil que diferentes personas hablen al mismo tiempo. Esto es muy molesto en una videoconferencia. Lo ideal es determinar una secuencia o dejar que el moderador ordene el turno de los participantes. Algunas herramientas dan a los participantes la opción de levantar virtualmente la mano. El moderador será entonces notificado y podrá reaccionar en consecuencia. En el caso de grupos más grandes, también puede ser útil que los participantes hagan una pregunta en el chat o que digan que quieren decir algo.
5. Organiza horas de oficina- Hay personas que tienen mucho que decir y también les gusta hablar. A veces esto puede ser necesario, pero también puede ser molesto. Si como moderador quieres recibir el feedback de cada participante, establece un límite en el tiempo de intervención y da la palabra a todos.
6. Discute más despacio: en las reuniones en línea suele haber un periodo de latencia entre el orador y el sonido transmitido, por lo que todo puede tardar unos segundos más. Si haces una pregunta, dale al grupo tiempo suficiente para responder. No respondas inmediatamente después de cada frase, porque quizá haya más.
7. Muestra tu cara- Lo bueno de las herramientas online como GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer, etc. es que también podéis veros los unos a los otros. Solicite esto también. Esto aumenta el conocimiento y los participantes se toman la reunión más en serio. Cómo presentarse bien delante de la cámara fue el tema de nuestra entrada del blog "La descuidada apariencia digital".
8. Invite sólo a las personas adecuadas: como no tiene que desplazarse para la videoconferencia, tiene la tentación de invitar a más personas de las necesarias. Piensa en cuál es el objetivo de la videoconferencia y luego invita a los participantes. ¿Cuántas veces te has sentado recientemente en una reunión virtual y te has preguntado: "¿Qué estoy haciendo aquí?". Por cortesía, te quedas en la conferencia hasta el final. Imagina que se trata de una reunión presencial y sólo invita a los participantes que tienen que estar allí.
9. Utiliza más imágenes y menos texto- Cuando muestres una presentación, recuerda que hay muchos participantes sentados en un portátil y que la pantalla es pequeña. Evite las láminas PPT con mucho texto. Trabaja con imágenes. En las videoconferencias se pueden transmitir emociones, sobre todo con el lenguaje y las imágenes, aprovéchalo y revisa las presentaciones con polvo.
