Seguridad de los documentos

Proteger la información empresarial

Las empresas modernas procesan mucha información, pero a menudo no tienen una verdadera visibilidad de cómo se produce, almacena, comparte y accede a ella. Esto conduce inevitablemente a posibles riesgos de seguridad y cumplimiento, como violaciones de datos, archivos no protegidos, errores humanos y acceso no autorizado a la información. 

Además, el entorno de producción de documentos de una organización puede actuar como una puerta de entrada fácil a la red corporativa, ya que las impresoras y fotocopiadoras suelen quedar fuera de las políticas de seguridad informática. Se trata de una vulnerabilidad clave que los actores maliciosos tratan de explotar activamente, ya que el coste medio de una violación de datos relacionada con la impresión en Europa alcanza actualmente la asombrosa cifra de 825.000 libras esterlinas*. Y puede causar un enorme daño a la reputación a largo plazo. 

* “Print Security Landscape, 2020” study by Quocirca

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Salvaguardar tus documentos

Para ser realmente eficaz, la seguridad de los documentos debe ser una parte esencial de la estrategia de gestión de documentos e impresión de una organización y debe tener en cuenta las seis etapas del ciclo de vida de los documentos: 

  • Captura: la "incorporación" de la información, ya sea escaneando documentos en papel, controlando el correo electrónico o creando y guardando documentos desde una aplicación. 
  • Almacenar: guardar los documentos en papel o en un sistema de archivos electrónico o híbrido. 
  • Gestionar: gestionar los permisos de acceso de los usuarios y el seguimiento de las versiones para garantizar que los usuarios trabajan con los documentos más recientes y las pistas de auditoría para registrar todas las actividades relacionadas con un documento. 
  • Conservar: garantizar que los documentos se conservan durante un periodo suficiente y que luego se eliminan de forma segura. 
  • Compartir: permite compartir documentos de forma segura con otros usuarios o socios comerciales de la manera más eficaz. 
  • Integrar: permitir el intercambio de información entre las aplicaciones de la línea de negocio, como los sistemas de contabilidad o ERP.

 

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    Proteger más, hacer más

    Nuestras soluciones y servicios de gestión de la seguridad de los documentos son una parte fundamental de nuestros servicios de documentación e impresión. Resuelven los retos relacionados con la seguridad de los documentos de su empresa y le ayudan a hacer más trabajo, utilizando un flujo de trabajo intuitivo y herramientas de automatización. 

    Le proporcionaremos la experiencia, el apoyo y las herramientas para ayudarle a desarrollar y gestionar su política de seguridad de documentos, y proteger su información confidencial durante todo su ciclo de vida, independientemente de cómo se capture, almacene, imprima o comparta. Además, nuestras soluciones de gestión segura de documentos le ayudan a cumplir con las últimas normativas de seguridad, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). O podemos gestionarlo todo por ti como parte de nuestros servicios de impresión gestionados

    Hands holding GDPR file in office

    Ventajas de la seguridad de los documentos de Sharp

    • Gestión eficaz de los documentos: sus archivos se almacenan en repositorios de datos estructurados y seguros en la nube (también hay disponibles instalaciones basadas en servidores locales). 
    • Seguridad de impresión añadida: sus documentos están protegidos mediante la tecnología de control de impresión para ayudar a garantizar que ninguna información sensible quede desatendida en la bandeja de salida de la impresora. Además, se pueden añadir marcas de agua a los documentos impresos para mostrar quién los imprimió y la hora y fecha de salida. 
    • Mayor seguridad de los documentos: sólo los usuarios autorizados pueden escanear documentos y se pueden establecer controles para especificar los destinos a los que se pueden enviar los documentos. Se puede proporcionar un nivel adicional de seguridad añadiendo contraseñas a los documentos escaneados en formato PDF. 
    • Control mejorado de los documentos: se puede incrustar texto y patrones ocultos en el fondo de los documentos. Cuando se intente copiar el documento, el texto oculto se hará visible, por lo que se podrá distinguir fácilmente una copia del original. Los patrones ocultos pueden incluso ser reconocidos por una fotocopiadora Sharp para evitar que el documento sea copiado. 
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