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Gestión de visitantes

Registre y haga un seguimiento de los visitantes de su empresa de forma segura y eficaz con la Gestión de Visitantes.

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¿Qué es la gestión de visitantes?

Cuando las empresas no disponen de una recepción o incluso de un registro básico de visitantes para darles la bienvenida y controlar quién entra y sale, la seguridad en el lugar de trabajo puede verse comprometida, lo que puede poner en peligro a los empleados.

La gestión de visitas permite a las empresas registrar y hacer un seguimiento de los visitantes en sus instalaciones y fuera de ellas.

Dado que la mayoría de las empresas reciben invitados en alguna capacidad, normalmente una mezcla de proveedores, clientes, empleados contratados y personal permanente, identificar quién está en el lugar, cuándo y dónde es crucial para fines de identificación y en casos de incendio, emergencia e incidentes importantes. 

 

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Proteja a las personas y los lugares que impulsan su organización

Garantizar la seguridad de los visitantes es una parte fundamental de cualquier empresa. Los empleados y los visitantes deben sentirse protegidos en el trabajo.

AHORRAR TIEMPO Y DINERO

Registro de visitantes

El uso de un software de gestión de visitantes que incluya el registro sin contacto permite a las empresas registrar a los visitantes digitalmente. 

El sistema almacenará sus datos para la visita, incluyendo: nombre, a quién visitan, nombre de la empresa, fecha y hora. El software inteligente envía automáticamente un correo electrónico a la persona que el visitante ha venido a ver con todos sus datos y una foto de identificación para asegurarse de que sigue estando allí, lo que también ayuda a preparar la reunión. Además, el sistema puede informar a los visitantes de las políticas y directrices de seguridad de la empresa. 

Al no tener que esperar a que la recepcionista cuelgue el teléfono para registrar a los visitantes y a que alguien los recoja en la recepción, la gestión de visitantes ahorra tiempo y esfuerzo a todos.  Como parte de una suite de software de gestión de visitas totalmente integrada, nuestras soluciones también incluyen nuestra aplicación de gestión de visitas totalmente móvil: WoLMobile.

Si invierte en tecnología inteligente, podrá impresionar a los visitantes con un registro fluido y oportuno, a la vez que reducirá los costes operativos y permitirá al personal dedicarse a tareas más productivas. 

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SEGURIDAD DE LOS VISITANTES

Track & Trace

Los procedimientos para incidentes graves y pandemias se benefician enormemente del software de gestión de visitantes, ya que elimina gran parte del trabajo manual necesario para contabilizar a todas las personas del edificio, incluso en un simulacro de incendio. La información es precisa con un seguimiento fiable, y como los sistemas son fáciles de usar, es más probable que los visitantes firmen su salida.  

También puede reducir el número de puntos de contacto pidiendo a los empleados y proveedores de servicios que firmen con su smartphone con WolMobile, la aplicación móvil de gestión de visitantes más innovadora de Sharp.

Disponible para su descarga en todos los smartphones, WolMobile es una herramienta de comunicación totalmente remota que ayuda a las empresas y a los empleados a comunicarse con facilidad, cuando y donde lo necesiten; 

  • Registro automático basado en la ubicación 
  • Avisos importantes: peligros, alertas de intrusión, notificaciones 
  • Alertas SOS instantáneas: contacto instantáneo con los contactos de seguridad designados con sólo pulsar un botón 
  • Hora prevista de finalización: póngase en contacto con los empleados de riesgo y los proveedores de servicios si están haciendo horas extras. 
  • Inicio de sesión a distancia: los trabajadores remotos pueden iniciar sesión con su geolocalización, manteniendo a los trabajadores de riesgo a salvo y a los contactos de seguridad designados al día. 
  • Sígueme: los trabajadores de riesgo o los que trabajan a distancia o solos pueden sentirse seguros utilizando Sígueme para rastrear su ubicación, ya sea por geolocalización o por seguimiento continuo 

Sharp ofrece un paquete de software de gestión de visitas totalmente integrado. Obtenga más información sobre la aplicación de gestión de visitas WoLMobile y los servicios de registro automatizado de visitantes. 

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REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Cumplimiento y legalidad

El sistema basado en la nube en el que funciona la gestión de visitantes garantiza que el sistema cumple con la GDPR.  

Los datos se almacenan únicamente para el registro y el seguimiento, con total transparencia de la información sobre el uso de los datos a disposición de la parte visitante en el momento de la inscripción.  

En el pasado, los libros de registro físicos dejaban a la vista de todos los detalles, incluidos los nombres completos, las visitas, las matrículas de los coches e incluso los números de teléfono; la regulación de los datos era inexistente. Ahora las empresas pueden asegurar a los visitantes y empleados que se registran que sus datos sólo son accesibles para los departamentos necesarios para procesar la información. 

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