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Cloud Portal Office

Cloud Portal Office es un galardonado sistema de colaboración y gestión de documentos dirigido a las PYMEs.

En un entorno de Cloud seguro y privado, su funcionalidad empresarial le abrirá las puertas hacia:

Toda su información en un lugar

Cloud Portal Office le ofrece un almacén estructurado de última generación para todos sus documentos empresariales, ya hayan sido creados digitalmente o escaneados a partir de originales en papel.

Y lo que es más, le ofrecen libertad total para trabajar como prefiera. Todos y cada uno de los documentos pueden almacenarse, gestionarse, compartirse y recuperarse desde ordenadores, tabletas, impresoras multifunción de Sharp y (para reuniones de equipo) nuestra pizarra interactiva BIG PAD. Asimismo, puede incluso configurar cuentas temporales de invitado (por ejemplo, para colaborar de forma más estrecha con un cliente o proveedor) y ampliar la disponibilidad de Cloud Portal Office para una mayor audiencia.

Crecimiento rentable

Estudios independientes han demostrado que los empleados pueden pasar hasta ocho horas a la semana buscando información. Esta tarea supone una pérdida importante de productividad y un gran obstáculo para lograr un crecimiento rentable.

Cloud Portal Office sustituye su entorno fragmentado y altamente distribuido de documentos por un almacén totalmente indexado y centralizado. Esto significa que sus empleados pasarán mucho menos tiempo buscando información y mucho más tiempo para aprovechar .

Los miembros del equipo autorizados pueden guardar sus archivos directamente en la nube o escanearlos directamente desde una impresora multifunción.

La funcionalidad de indexación precisa y con capacidad de búsqueda de texto completo permite localizar y recuperar cualquier documento rápidamente.

Este acceso inmediato a información esencial mejora la toma de decisiones y la productividad en toda la empresa,
lo que, a su vez, le permite reaccionar de forma mucho más rápida a los cambios de mercado y a las oportunidades emergentes.

Eficacia impecable

Las funciones de colaboración y notificación de Cloud Portal Office ayudan a las personas y a los grupos a comunicarse de manera eficaz y eficiente.

Puede compartir contenido, agregar notas a archivos y carpetas, aprobar proyectos y realizar cambios cuando lo desee y  en cualquier lugar en el que se encuentre. Por otra parte, todo el mundo ve las versiones de archivo más recientes, incluso al pasar entre el ordenador principal a un ordenador en casa o dispositivos móviles.

Puede utilizar esta solución también para crear flujos de trabajo sencillos con documentos. El uso de impresoras multifunción de Sharp para escanear facturas y otros documentos de papel en Cloud Portal Office permite simplificar el procesamiento manual de documentos y mejora el flujo de caja y la gestión de presupuestos.

 Potenciar el personal móvil
Cloud Portal Office le permite llevarse al equipo allí donde vaya, y reducir el tiempo y los costes de viaje para asistir a reuniones. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un dispositivo con conexión a la web.
Puede acceder, cargar, descargar, gestionar e imprimir archivos desde su teléfono o tableta, crear nuevas carpetas, colaborar y compartir.
De vuelta en la oficina, basta dirigirse a la impresora multifunción de Sharp más cercana, iniciar sesión en Cloud, buscar el documento e imprimirlo. Lo tiene toda ahí, a su disposición y esperando.

* La impresora multifunción debe incorporar Sharp OSA 4.0 o versión posterior

Menores costes

Cloud Portal Office ofrece ahorros inmediatos porque el mayor uso de documentos digitales significa menos papel y menos archivadores.  Pero esto es solo el principio.

Con la información necesaria siempre al alcance de la mano, independientemente del lugar desde el que se acceda a ella, la eficiencia de todo el mundo aumenta y, como Cloud Portal Office se distribuye en forma de ‘Software como servicio’, no es preciso realizar ninguna inversión inicial ni sustituir servidores o comprar unidades adicionales.

Además, como todo se almacena de forma segura en la nube, desaparece la necesidad de archivar documentos fuera del sitio o de servicios caros de recuperación datos.

Cloud Portal Office es una solución escalable, por lo que solo tiene que comprar el número de suscripciones que necesite en cada momento y evitar así malgastar dinero en suscripciones no utilizadas.

Si alguien deja de utilizar Cloud Portal Office, simplemente puede cancelar la suscripción y dejar de pagar.* Si necesita más suscripciones, simplemente pídalas. Las suscripciones están bajo su único control en todo momento y puede gestionarlas a través de una página web segura.

* No se aplica a  contratos a plazo fijo. Consulte los detalles.

Gestionar. Compartir. Colaborar.

Cloud Portal Office es un entorno de colaboración y gestión de documentos multiplataforma e independiente de la ubicación, que ofrece nuevas oportunidades de crecimiento, eficacia y ahorro de costes.

Con independencia de cómo le guste trabajar, sus documentos estarán siempre actualizados y accesibles en cuestión de segundos.

PC y Mac

Todo lo que pueda almacenar en su disco duro puede también almacenarse en Cloud. Y una vez en Cloud, estará siempre disponible a través de Sharp Cloud Portal Office para cualquier usuario con licencia y autorización.

Smartphones y tabletas

Todas las personas con permiso y una suscripción válida puede utilizar sus dispositivo Android o Apple iOS para acceder a Cloud Portal Office. Una interfaz uniforme ofrece a todo el mundo la misma experiencia de usuario.

Pizarras interactivas

El BIG PAD de Sharp le permite visualizar presentaciones y otros documentos en un formato lo suficientemente grande para que todo el mundo lo vea en la reunión. Simplemente seleccione un archivo, arrástrelo al BIG PAD y ábralo. Todo lo que aparece en pantalla se puede capturar como PDF y es posible crear copias en segundos.

Impresoras multifunción

¿Necesita cierta información? Diríjase simplemente a una impresora multifunción de Sharp, inicie sesión, navegue hasta la nube y empiece a imprimir. Tiene a su disposición diferentes opciones, como realización de varias copias, impresión a doble cara, agrupación, grapado, perforación, etc. Digitalizar documentos a Cloud es sencillo.

* La impresora multifunción debe incorporar Sharp OSA 4.0 o versión posterior

Cómo comprar y utilizar las licencias de Cloud Portal Office

Si ya tiene una impresora multifunción* o una pizarra interactiva BIG PAD de Sharp, determine simplemente cuántas licencias de usuario necesita y póngase en contacto con su distribuidor de Sharp.

En unos instantes estará conectado y podrá controlar todo usted mismo.

Puede asignar o rescindir licencias de usuario, comprar más licencias online y aumentar el espacio de almacenamiento inicial de 10 GB, todo a su disposición cuando quiera y desde una única página web. Además, puede supervisar toda la actividad a través de un registro de auditoría seguro.

Máxima comodidad
A menos que las cancele, las licencias se renovarán automáticamente cada mes, por lo que nunca tendrá que preocuparse de perder acceso a Cloud Portal Office. Además, su distribuidor Sharp incluirá todos los conceptos de facturación en una única factura mensual para que todo sea más sencillo.

¿No había trabajado hasta ahora con Sharp? No hay problema. Póngase en contacto con su distribuidor Sharp para descubrir cómo puede aprovechar al máximo el Cloud con nuestras impresoras multifunción y pizarras interactivas.

* La impresora multifunción debe incorporar Sharp OSA 4.0 o versión posterior

Preguntas frecuentes

Respuesta a sus preguntas

¿Quién puede aprovechar Cloud Portal Office?
Cloud Portal Office es ideal para cualquier persona que desee almacenar, compartir y recuperar información, así como para cualquier empresa, de cualquier tamaño, que desee mejorar el trabajo en equipo y la colaboración.

¿Puede competir de verdad con servicios gratuitos como Dropbox?Los servicios simples de Cloud son adecuados para almacenar fotografías y archivos no confidenciales. Cloud Portal Office es una solución de colaboración segura, multiplataforma, basada en licencia y diseñada para uso empresarial.


¿ Cloud Portal Office es fácil de usar e instalar?
Si tiene una impresora multifunción Sharp (con Sharp OSA 4.0 o versión posterior) o una pizarra interactiva Sharp BIG PAD puede empezar a utilizarla ya mismo. Póngase en contacto con su distribuidor Sharp para comprar licencias y conectarse rápidamente. Cada usuario que autorice dispondrá de un acceso de autenticación única desde cualquier plataforma, incluidos dispositivos móviles.

¿Qué grado de seguridad ofrece?
Los medios han reportado ampliamenteque acceso de determinados gobiernos a servicios de nube sin el permiso de los clientes. Asimismo, un servicio conocido de uso compartido de archivos ha sido recientemente jaqueado.
Cloud Portal Office utiliza una combinación de encriptación avanzado, licencias personales (que, si fuera necesario, su administrador de IT puede revocar al instante) y granjas de servidores exclusivamente europeas para garantizar la protección contra accesos no autorizados.

¿Qué servicio de asistencia se ofrece?
El uso de Cloud Portal Office resulta tan intuitivo que probablemente no necesite asistencia técnica adicional. Pero si precisara ayuda, encontrará todo lo que necesita en la guía de usuario y la guía del administrador, y su distribuidor de Sharp estará encantado de ayudarle.

Caso de estudio

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